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Monatstipp Juli 2011

Reduzierung der Anforderungen von elektronischen Rechnungen zum 01.07.2011

Die hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen werden ab dem 1. Juli 2011 reduziert. Bislang musste beispielsweise mit einer qualifizierten elektronischen Signatur die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden.

Ab dem 1. Juli 2011 müssen der Nachweis über die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts nicht mehr derart aufwendig belegt werden wie bisher. Eine bestimmte Technologie wird nicht mehr vorgeschrieben. Neu hierbei ist, dass der betroffene Unternehmer selbst bestimmen kann, auf welchem Wege er die gesetzlichen Erfordernisse erbringt. Wichtig hierbei ist, dass sich der betroffene Unternehmer eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedient.

Elektronischer Rechnungen können als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download übermittelt werden. Auch die neuen Übertragungswege, wie De-Mail oder E-Post, sind geeignet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu erhalten. Aber auch nach Einführung der Erleichterung gilt weiter die Bedingung, dass der Rechnungsempfänger dem vorgesehenen Übermittlungsverfahren zustimmen muss.

Eine Unterscheidung in elektronische und Papierrechnungen ist nicht mehr erforderlich. Beide Arten von Rechnungen werden umsatzsteuerlich gleich behandelt. Für den Vorsteuerabzug werden beide Arten von Rechnungen grundsätzlich anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
• Lesbarkeit der Rechnung
• Vorhandensein sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen einer Rechnung.

Den Nachweis führt der Unternehmer mit Hilfe eines verlässlichen Prüfpfads.
Ein verlässlicher Prüfpfad ist nichts anderes als eine Art innerbetrieblicher Kontrolle. Dabei wird im Unternehmen überprüft, ob die erhaltene Leistung mit der in der Rechnung fakturierten Leistung identisch ist. Im Klartext bedeutet das nichts anderes:

• (Leistungs-) Eingangskontrolle
• Vergleich von Lieferschein und erhaltener Rechnung
• Prüfung der Kontenverbindung auf der Rechnung.

Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende – bislang schon bekannte – Grundsätze beachtet werden:

*Ordnungsmäßigkeit der Buchführung

• Datenzugriff
• Prüfbarkeit digitaler Belege.

Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Nicht statthaft ist, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.