Tank- und Restaurantbelege, die meist auf Thermopapier gedruckt sind, können bei Umsatzsteuer- und Betriebsprüfungen schnell für Steuernachzahlungen sorgen. Sie sind schon nach wenigen Monaten unleserlich. Vor allem bei Barzahlungen droht der Verlust des Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzugs.
Die Beweislast für den Abzug von Betriebsausgaben und Vorsteuern trägt der Unternehmer. Aus diesem Grund muss er dafür Sorge tragen, dass seine Buchhaltungsunterlagen innerhalb der sechs- bis zehnjährigen Aufbewahrungspflicht leserlich bleiben. Doch Belege aus Thermopapier sind schnell verblichen und deshalb oftmals nicht mehr leserlich. Deshalb mein Rat: eine Kopie auf Normalpapier anfertigen und diese zusammen mit der Originalrechnung abzuheften (Oberfinanzdirektion Koblenz hält dies für zulässig).
Praxistipp
Findet eine Prüfung des Finanzamts statt und sind Belege der Vorjahre nicht mehr leserlich, können die Ausgaben bei Überweisung durch Bankbelege nachgewiesen werden. Bei Rechnungen mit größeren Beträgen kann versucht werden, ein Duplikat vom Rechnungsaussteller zu bekommen. Sicherer ist jedoch, stets bei den Jahresabschlussarbeiten die Thermobelege zu kopieren oder zu scannen und mit der Buchungszeile zu verbinden.