Artikel als PDF downloadenOb bei Arbeitnehmern oder Unternehmern. Die Ermittlung der privaten Kfz-Nutzung ist lästig, kann sich aber im Vergleich zur vereinfachenden 1% Regel lohnen.
Das Führen von Fahrtenbüchern gehört zu den leidigen Aufzeichnungspflichten, die viele Nutzer von Firmenwagen mit der Anwendung der 1 % Regelung gern vermeiden und dadurch hunderte Euro an Einkommen- und Umsatzsteuer draufzahlen.
Die elektronischen Fahrtenbücher können mittlerweile zu einer Linderung der „Leiden“ führen und eine gute Alternative zu herkömmlichen Fahrtenbüchern darstellen. Vorallem durch die Nutzung neuer Generationen der Mobiltelefone/Smartphones kann noch effektiver ein Fahrtenbuch geführt werden. Es besteht die Möglichkeit einer zeitnahen und unkomplizierten Vorerfassung des Fahrtenbuches – z.B. durch GPS – wie es sonst nur mir teueren Einbaugeräten möglich war.
Dazu muss eine Software („App“=Application) auf dem Smartphone installiert werden. In dieser App können sodann die Fahrten zeitnah erfasst werden. Auch ist es möglich, wiederkehrende Fahrten, wie die zu Mandanten oder Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, als Routen zu speichern. Dadurch können diese bei Bedarf wieder direkt und zeitsparend ausgewählt werden. Parallel zu der App auf dem Smartphone sollte auf dem Computer eine Fahrtenbuchsoftware genutzt werden. Nachdem die Fahrten auf dem Smartphone erfasst worden sind, können diese per E-Mail, Dropbox oder über eine SD-Card an die Fahrtenbuchsoftware auf dem Computer übertragen und später nachbearbeitet werden. Anschließend erfolgt die Festschreibung, damit eine nachträgliche Veränderung nicht mehr möglich ist.
Es ist zwingend erforderlich, dass eine Software genutzt wird, die alle Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genüge trägt. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind oder in einer Datei dokumentiert werden.
Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt,
- Reiseziel,
- Reisezweck und
- aufgesuchte Geschäftspartner.
Lassen Sie sich den individuellen Vorteil eines Fahrtenbuches berechnen und entscheiden anschließend, ob sich der dank Technik geringere Aufwand eines Fahrtenbuches bei Ihnen lohnt.